Boekhouden
Online boekhouden voor webshops
Het is waarschijnlijk het meest vervelende klusje waar jij als ondernemer mee te maken krijgt: de boekhouding. Het is echter wel één van de meest belangrijke klusjes om te doen en zelfs wettelijk verplicht. Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten over online boekhouden voor webshops, hoe je dit het beste kunt doen en wat de beste boekhoudpakketten zijn.
Gratis boekhouden startersgids
In onze behulpzame boekhouden startersgids vind je alle informatie die je nodig hebt om met de boekhouding te beginnen. Inclusief een handige checklist voor gratis dopamine kicks!
Op deze pagina
- Wat is online boekhouden?
- Wat is een Payment Service Provider? (PSP)
- De onderdelen van jouw webshop boekhouding
- Enkelvoudig of dubbel boekhouden?
- Hoe start je met online boekhouden?
- Houd rekening met de fiscale bewaarplicht
- Het beste boekhoudprogramma voor jouw webshop
- Jouw webshop boekhouding automatiseren
Online boekhouden wordt nog makkelijker met een koppeling tussen jouw boekhoudprogramma en andere bedrijfssoftware. Bekijk hier alle boekhoudkoppelingen van Combidesk
Wat is online boekhouden?
Online boekhouden is simpelweg het verwerken en bijhouden van de financiële administratie van jouw webshop. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om dit te doen voor de belastingaangifte. Daarnaast is het verplicht om elk kwartaal de btw-aangifte te doen. Met een kloppende boekhouding weet je precies hoeveel btw je af moet dragen aan de Belastingdienst.
Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor jou als ondernemer is de online boekhouding belangrijk. Het geeft je namelijk inzicht in de financiële gezondheid van jouw webshop.
Lees ook: Boekhouden voor webshophouders.
Wat is een Payment Service Provider? (PSP)
Jouw webshop boekhouding bevat dus de gehele financiële administratie van jouw webshop. Hiervoor is het belangrijk dat klanten kunnen betalen voor jouw producten. Anders genereer je natuurlijk geen inkomsten.
Dit is waar een Payment Service Provider (PSP), of betaalsysteem, om de hoek komt kijken. Deze maken het gemakkelijker om betalingstransacties te verwerken tussen jou en jouw klanten. Hiervoor werkt een PSP samen met banken, kaartsystemen en betaalplatforms. Zo wordt ervoor gezorgd dat elke betaling veilig op jouw bankrekening komt.
Dankzij een PSP kun je verschillende online betaalmethode aanbieden op jouw webshop. Het is aan te raden om er genoeg aan te bieden zodat er altijd eentje tussen zit waar jouw klant vertrouwd mee is. Overweeg om in ieder geval de volgende toe te voegen: iDEAL, PayPal, creditcard, automatische incasso en achteraf betalen.
De bekendste betaalproviders
Tegenwoordig zijn er veel verschillende betaalproviders, waardoor je misschien door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom hebben wij de bekendste hieronder voor je op een rijtje gezet:- Mollie
- Buckaroo
- CM.com
- Pay.
- Adyen
- Stripe
- PayPal
- Rabo Smart Pay
De onderdelen van jouw webshop boekhouding
Wanneer je een PSP hebt gekozen en verschillende betaalmethodes aanbiedt op je webshop kun je daadwerkelijk inkomsten gaan genereren. Dit is meteen ook een belangrijk onderdeel van jouw boekhouding. Deze bestaat namelijk uit alle financiën van jouw webshop. Dus naast de inkomsten ook de uitgaven, debiteuren en crediteuren. Als laatste is het ook belangrijk om de btw die je ontvangen en betaalt hebt bij te houden.
Wat zijn crediteuren en debiteuren?
Een belangrijk onderdeel van jouw webshop boekhouding zijn debiteuren en crediteuren. Vaak worden ze in combinatie met elkaar genoemd. Echter zijn ze niet hetzelfde. Zo zijn debiteuren degene van wie jij nog geld moet krijgen en zijn crediteuren degene die jij nog moet betalen. Een handig ezelsbruggetje om ze uit elkaar te houden is: Debiteuren moeten Dokken en Crediteuren kunnen Cashen.Enkelvoudig of dubbel boekhouden?
Voordat je start met jouw webshop boekhouding sta je voor de keuze of je dit enkelvoudig of dubbel gaat doen. Hierbij hangt de keuze af van de grootte, complexiteit en behoeftes van je bedrijf. Is jouw omzet echter groter dan € 500.000 exclusief btw of is het een vennootschap of groot bedrijf? Dan moet je verplicht dubbel boekhouden.
Enkelvoudig boekhouden
Zoals de naam al doet vermoeden is enkelvoudig boekhouden een eenvoudige vorm van boekhouden. Hierbij worden alleen de in- en verkopen bijgehouden en niet de onbetaalde facturen of schulden. Deze vorm van boekhouden wordt vooral gebruikt door kleinere bedrijven en freelancers.Dubbel boekhouden
Bij dubbel boekhouden zet je elke transactie op verschillende manieren op zowel de debet- als creditzijde van jouw balans. Hierbij leg je aan de debetzijde vast wat je bezittingen zijn en aan de creditzijde waar deze bezittingen vandaan komen. Uiteindelijk is de optelsom aan beide kanten even hoog.Gratis boekhouden startersgids
In onze behulpzame boekhouden startersgids vind je alle informatie die je nodig hebt om met de boekhouding te beginnen. Inclusief een handige checklist voor gratis dopamine kicks!
Hoe start je met online boekhouden?
Je weet nu wat de onderdelen van een webshop boekhouding zijn en hebt een keuze gemaakt of je enkelvoudig of dubbel gaat boekhouden. Maar hiermee ben je er nog niet. Want hoe ga je dit nu het beste doen? Hieronder hebben we de belangrijkste stappen op een rijtje gezet voor het starten met de boekhouding van jouw webshop:
- Stap 1: Zet een grootboekrekeningschema op.
- Stap 2: Zet een startbalans op.
- Stap 3: Verwerk de juiste gegevens.
- Stap 4: Bepaal de veranderingen.
- Stap 5: Check alles goed.
- Stap 6: Betaal op tijd de webshop belastingen.
De webshop boekhouding zelf doen
Wanneer je besluit om zelf de boekhouding van jouw bedrijf te doen ben je direct betrokken bij alle financiële verrichtingen die er binnen jouw bedrijf gebeuren. Zo zie je meteen hoe het gaat met de financiële gezondheid en weet je precies wanneer je kan uitbreiden of juist rustiger aan moet doen.Natuurlijk kan je jouw webshop boekhouding ook (deels) uitbesteden. Echter is dit vaak pas waardevol wanneer jouw bedrijf wat groter is. Het (deels) uitbesteden kost namelijk wel geld en verdient zich pas terug als je ook omzet maakt.
Tips voor jouw online boekhouding
Wanneer je net begint met online boekhouden kan het al snel moeilijk lijken. Om het je iets gemakkelijker, en misschien ook wel leuker, te maken delen we enkele tips met je:- Houd alles overzichtelijk bij en begin op tijd.
- Plan vaste dagen in voor het doen van jouw boekhouding.
- Maak gebruik van een boekhoudsoftware.
- Ga nauwkeurig te werk.
- Zorg dat de btw-tarieven kloppen.
- Noteer belastingaangiftes in de agenda.
- Lees je in over aftrekposten en andere voordelen.
- Wees niet bang om hulp te vragen.
Houd rekening met de fiscale bewaarplicht
Voor alle ondernemers in Nederland geldt er een fiscale bewaarplicht, ook wel de boekhouding bewaarplicht genoemd. Deze bewaarplicht houdt in dat je zeven jaar lang jouw webshop boekhouding moet bewaren voor de Belastingdienst. Op elk moment moeten zij namelijk in kunnen zien of jij aan de fiscale verplichtingen hebt voldaan. Zorg er dus voor dat jouw online boekhouding kloppend is.
Het beste boekhoudprogramma voor jouw webshop
Zeker wanneer je net begint met boekhouden kan hier veel tijd en moeite in gaan zitten. Een boekhoudprogramma biedt hiervoor een uitkomst. Deze zorgt namelijk voor een realtime inzicht in je administratie, kan automatisch btw-aangifte doen en herinneringen voor openstaande facturen versturen.
De keuze van het beste boekhoudpakket voor jouw webshop hangt af van je persoonlijke voorkeuren en wensen. Om je een handje te helpen hebben wij enkele eenvoudige boekhoudprogramma’s voor je op een rijtje gezet:
- Exact Online: dit boekhoudprogramma bevat veel functies en een gebruiksvriendelijke interface.
- Moneybird: dit complete boekhoudpakket legt de nadruk op het verwerken van facturen.
- SnelStart: dit boekhoudpakket schaalt gemakkelijk mee met jouw bedrijf dankzij de verschillende pakketten.
- e-Boekhouden.nl: dit boekhoudprogramma is erkend door de Belastingdienst en zeer gebruiksvriendelijk.
- Twinfield: dit boekhoudpakket biedt extra functies zoals het genereren van een jaarafsluiting.
Jouw webshop boekhouding automatiseren
Er kan al snel veel tijd gaan zitten in online boekhouden. Gelukkig kun je jouw boekhouding gemakkelijk automatiseren. Hiermee bespaar je veel tijd en voorkom je dat er menselijke fouten worden gemaakt. Daarnaast zorg je er met een automatische boekhouding voor dat jouw boekhouding altijd up-to-date is.
Automatisch facturen inboeken
Een van de taken die je kunt automatiseren is het inboeken van facturen. De Rijksoverheid heeft het zelfs verplicht gemaakt voor bedrijven waar ze zaken mee doen om elektronisch te factureren. Ook andere overheidsinstanties zijn hierop overgestapt. Het is daarom goed om zelf ook de overstap te maken en het inboeken van facturen te automatiseren.Om automatisch facturen in te kunnen boeken is het aan te raden om een online boekhoudpakket te gebruiken. In veel gevallen kunnen deze automatisch de facturen inboeken die jij per e-mail ontvangt. Daarnaast kunnen veel pakketten zelf een factuur aanmaken en versturen wanneer jij iets hebt verkocht.
Automatisch afletteren
Afletteren betekent simpelweg het afvinken van mutaties die bij elkaar horen. Hierbij wordt een bankafschrift gekoppeld aan openstaande verkoop- of inkoopfacturen in jouw boekhouding. Zo zorg je ervoor dat jouw boekhouding ten alle tijden kloppend is.Dit kun je handmatig doen, maar nog makkelijker is automatisch afletteren. Hierbij hoef je alleen jouw bankafschrift of PSP-transacties te importeren in jouw boekhoudprogramma. Op basis van de omschrijving en het bedrag op de afschriften, probeert het boekhoudprogramma vervolgens een match te vinden met openstaande posten in jouw administratie. Als deze match er is, zal er automatisch worden afgeletterd.
Een koppeling tussen jouw boekhoudpakket en andere bedrijfssoftware
Om jouw boekhouding grotendeels te automatiseren is het aan te raden om jouw boekhoudpakket te koppelen aan jouw website en andere bedrijfssoftware. Zo worden de belangrijkste gegevens, zoals bestellingen, klantinformatie en voorraadniveaus, automatisch gesynchroniseerd.Combidesk biedt veel verschillende boekhoudkoppelingen. Voor een vast bedrag per maand krijg jij een kant-en-klare koppeling tussen jouw boekhoudpakket en CRM, betaalprovider en webshop. Bekijk hier alle mogelijke koppelingen.
Gratis boekhouden startersgids
In onze behulpzame boekhouden startersgids vind je alle informatie die je nodig hebt om met de boekhouding te beginnen. Inclusief een handige checklist voor gratis dopamine kicks!