Remko en Peter van Schrey & Juffer Accountants en Adviseurs over Combidesk

Remko Juffer en zijn zes collega’s stellen jaarrekeningen op, doen aangiftes van inkomstenbelasting en verwerken de administratie van allerhande mkb-ondernemingen. Je zou denken dat zij de hele dag met hun neus in de Excelsheets zitten en niets anders doen dan cijfertjes verwerken. Niets is minder waar. Bij Schrey & Juffer Accountants en Adviseurs automatiseren ze zoveel mogelijk werkprocessen, zodat ze kunnen doen waar het echt om draait: de klant van advies voorzien.

‘Wij doen óók wat traditionele accountantskantoren doen’, vertelt Remko. ‘De administratie moet worden bijgewerkt en de jaarrekening moet worden opgesteld, maar bij ons ligt daar minder de focus op. Voordat Peter en ik ons eigen kantoor begonnen, werkten we bij een big 4 accountancykantoor. Daar gingen we pas bij het opstellen van de jaarrekening aan de slag met de administratie. Wij doen dat nu per week, zodat onze klanten continu inzicht hebben in hun onderneming en op tijd kunnen bijsturen.’

Samen ondernemen

‘Bij grotere kantoren is er vaak meer afstand tussen jou en de klant, daar gaat het alleen maar om de cijfers en een conclusie daarvan. Je kijkt naar het verleden en brengt een boodschap over. Wij vinden de cijfers van ondernemingen vaak te plat en gaan in gesprek met de klant. We zitten naast hem en kijken samen naar de toekomst, alsof we samen ondernemen. We wijzen hem op kansen, bedreigingen en mogelijkheden. Die persoonlijke adviesgesprekken, dáár doen we het voor.’

Ook klanten zijn te spreken over het persoonlijke contact met de accountants van Schrey & Juffer. Het is een stel nuchtere Twentse jongens, ze zeggen waar het op staat en dat wordt gewaardeerd. Alleen de automatisering, dat levert bij sommige klanten wel eens wat vraagtekens op.

“De Moneybird-Twinfield koppeling was binnen 5 minuten gelegd. Eenvoudig in gebruik en snelle support.” Remko Juffer, eigenaar Schrey & Juffer Accountants en Adviseurs

Kan het sneller of beter?

‘De IT binnen ons kantoor houdt ons elke dag bezig. Toen we in 2013 voor onszelf zijn begonnen, hebben we ons ten doel gesteld een online kantoor te worden. Dat is vanaf dag één gelukt. Wij gebruiken alleen maar online softwarepakketten, daar waren we dus vroeg bij. Nu nog steeds stellen we elkaar dagelijks de vraag: wat kan sneller of beter? Moeten we switchen naar een ander softwarepakket? We willen zo snel mogelijk gevoed worden met de informatie van onze klanten: als de cijfers bijgewerkt zijn, kom je niet voor verrassingen te staan.’

De grootste uitdaging was het aan elkaar koppelen van de softwarepakketten. Remko en zijn team maken gebruik van Twinfield en Exact Online voor de financiële administratie, Basecone voor hun scanoplossing, Elsevier Nextens voor de fiscale aangifte en MLE (een afkorting voor de accurate productnaam Make Life Easier) voor de jaarrekeningen. Hoe kun je de grote groep klanten die Moneybird gebruikt voor hun verkoopadministratie dan ook snel helpen?

Een werkdag per jaar

‘De gegevens van klanten die Moneybird gebruiken, zetten wij om in Twinfield of Exact Online. Dat gebeurde eerst met de hand. Best tijdrovend en ook nog eens foutgevoelig. Toen kwam Combidesk met de Moneybird-Twinfield koppeling. Die hebben we vrij snel ingevoerd. Nu komt er geen mens meer aan te pas.’

Het resultaat? ‘Tijdswinst en een verminderd risico op fouten. Onze medewerkers maken natuurlijk geen fouten, maar het is een feit dat het risico op een typfout bij een geautomatiseerde koppeling kleiner is dan bij mensenwerk. En doordat er niemand meer mee bezig hoeft te zijn, levert het bij ondernemers die 30 facturen per maand sturen, al gauw een werkdag per jaar tijdswinst op.’

Automatisering betekent ook: waakzaam blijven

‘Wij waren er in 2013 vroeg bij, maar ik denk dat de automatisering binnen accountancy zich nog flink gaat ontwikkelen. Het aantal menselijke handelingen in het proces, zal per jaar minder worden. Dat levert tijd op en die moet je gaan inzetten op persoonlijke gesprekken.’

Schrey & Juffer Accountants en Adviseurs speelt daar al op in door die adviesrol te pakken, maar het blijft een uitdaging om de klant mee te krijgen. ‘IT moet je wel liggen,’ verklaart Remko. ‘Ik hoef niet bij elke klant aan te komen met koppelingen en software. De automatiseringsslag om zo snel mogelijk het beste inzicht in de cijfers te krijgen is an sich ook een valkuil, want wordt de afstand tussen de accountant en de klant niet te groot? Wij waken hiervoor door met alle klanten meerdere keren per jaar af te spreken.’

Remko en zijn team zullen zich de komende jaren blijven afvragen wat sneller of beter kan en zich een weg slaan door de jungle aan softwarepakketten. Op deze manier zijn hun klanten verzekerd van het snelste advies op maat en de medewerkers van gebruiksvriendelijke software om het cijferwerk zo gemakkelijk en leuk mogelijk te maken.

Boekhouding automatiseren = directe tijdsbesparing

Minder handwerk, minder fouten, meer overzicht. Ook in combinatie met automatisch afletteren tussen Mollie, PayPal, Stripe, Pay., Rabo Smart Pay of ING Checkout.