Timo Wieferink van LedLoket over Combidesk

LedLoket is een snelgroeiende webshop gespecialiseerd in LED-verlichting. Wat begon als een idee ‘tijdens een biertje’, groeide in korte tijd uit tot een volwassen e-commerce bedrijf met een team van zo’n vijftien werknemers. De eerste stappen werden gezet in de garage van Timo’s oma, daarna in de schuur van zijn vader. Tijdens de coronaperiode maakte LedLoket een grote groeispurt en betrokken ze hun huidige pand in Denekamp.

Mede-eigenaar Timo Wiefferink is verantwoordelijk voor marketing en e-commerce. Met nieuwe webshopsoftware, een groeiend ordervolume en steeds complexere betaalstromen werd het tijd om de administratie slimmer in te richten. De oplossing vond hij bij de softwarekoppelingen van Combidesk.

Groei vraagt om overzicht en controle

LedLoket draaide lange tijd op WooCommerce en werkte al met Exact Online voor de boekhouding. Voor het verwerken van betalingen werd Pay. al jarenlang gebruikt.

Door de groei nam de administratieve druk toe. Automatische aflettering was niet goed ingericht, waardoor betalingen vaak handmatig gecontroleerd en nagekeken moesten worden. Dat kostte tijd en maakte het lastiger om grip te houden op de administratie.

“Het was veel handmatig werk. Nalopen, controleren… en op een gegeven moment klopten verschillen ook niet meer goed.” Timo Wiefferink

Overstap naar Shopify: hét moment om het anders te doen

Eind 2024 maakte LedLoket de overstap naar Shopify. Dat moment werd bewust aangegrepen om niet alleen de webshop te vernieuwen, maar ook om administratieve processen opnieuw en slimmer in te richten. De eerdere webshop, met complex ingerichte koppelingen, was prijzig en lastig te beheren. De wens: één oplossing waarin webshop, betalingen en boekhouding logisch op elkaar aansluiten, zonder onnodige complexiteit.

Tijdens de overstap naar Shopify kwam Combidesk in beeld als verbindende schakel tussen webshop, betalingen en boekhouding.

“We wilden het nu gewoon goed neerzetten. Minder complex, maar wél zo ingericht dat het automatisch werkt.” Timo Wiefferink

Pay. als vaste basis voor betalingen

Pay. speelt al geruime tijd een belangrijke rol in het betaalproces van LedLoket. Via Pay. worden online betalingen verwerkt, zowel voor de Nederlandse als Duitse webshop. Door Pay. te koppelen aan Exact Online ontstaat er één duidelijke betaalstroom: bestellingen uit de webshop, betalingen via de PSP en boekingen in Exact sluiten nu naadloos op elkaar aan.

Automatisch afletteren: matchen zonder handmatig werk

Met de Combidesk koppelingen tussen Pay. en Exact Online en Shopify en Exact Online worden orders en betalingen automatisch aan elkaar gekoppeld. Waar voorheen vrijwel alles handmatig werd gecontroleerd, gebeurt dit nu volledig automatisch.

• Orders uit Shopify worden automatisch doorgezet naar Exact Online.
• Betalingen via Pay. worden automatisch herkend in het boekhoudsysteem.
• Boekingen en betalingen worden direct afgeletterd in Exact Online.

Het resultaat: een administratie die altijd klopt en direct inzicht geeft.

“Nu worden orders en betalingen automatisch gematcht. Dat geeft overzicht en rust.” Timo Wiefferink

Makkelijk ingericht, snel resultaat

De implementatie van de koppelingen verliep volgens Timo eenvoudig. Een collega hielp bij de inrichting en ook de ondersteuning vanuit Combidesk werd als laagdrempelig en prettig ervaren.

“De koppeling was makkelijk opgezet en de support van Combidesk was gewoon goed geregeld.” Timo Wiefferink

Minder fouten, meer tijd en beter overzicht

Sinds de koppelingen actief zijn, merkt LedLoket direct verschil:

• Tijdsbesparing: minder werk in de administratie.
• Minder fouten: door het wegvallen van handmatige stappen.
• Beter overzicht: altijd een actueel beeld in Exact Online.

De groeipijn van de afgelopen jaren ligt inmiddels achter LedLoket. De webshop staat, marketing loopt en processen zijn ingericht om mee te schalen. Dankzij de koppelingen tussen Pay., Exact Online en Shopify is ook de financiële administratie geen rem meer op verdere groei.

“De boekhouding is nu gewoon op orde. Dat scheelt enorm veel tijd en gedoe.” Timo Wiefferink

Ook slimmer werken met Combidesk?

Dankzij de koppelingen van Combidesk werkt LedLoket met één gestroomlijnd proces van bestelling tot betaling en boekhouding, inclusief automatisch afletteren.

Wil jij ook handmatig werk verminderen, fouten voorkomen en realtime inzicht in je administratie? Bekijk onze boekhoudkoppelingen en ontdek hoe Combidesk jouw processen automatiseert. Dit is ook mogelijk in combinatie met PSP-koppelingen zoals Pay., Mollie, PayPal en Stripe.