Wat zijn debiteuren en crediteuren?

Vanaf het eerste moment dat je begint als ondernemer krijg je ermee te maken: debiteuren en crediteuren. Beiden zijn onmisbaar voor de financiële gezondheid van jouw bedrijf. Maar wat zijn debiteuren en crediteuren nu precies? In dit blog vertellen we je het verschil en het belang van een goede debiteuren- en crediteurenadministratie.

In dit blog:

• Het verschil tussen debiteuren en crediteuren
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• Debiteuren- en crediteurenadministratie zelf doen of uitbesteden?
• Het belang van een goed boekhoudpakket

Het verschil tussen debiteuren en crediteuren

Debiteuren en crediteuren worden vaak in combinatie met elkaar genoemd, maar zijn niet hetzelfde. Er is namelijk een belangrijk verschil tussen beide termen. Zo zijn debiteuren degene van wie jij geld krijgt en crediteuren degene die jij moet betalen. Een handig ezelsbruggetje om ze uit elkaar te houden is: Debiteuren moeten Dokken, Crediteuren kunnen Cashen.

Een debiteur is dus één van jouw klanten die jou nog moet betalen. Hierbij heb je de factuur al gestuurd, maar deze staat nog open. In juridische termen is de debiteur een schuldenaar. Heeft jouw klant betaald? Dan is de ‘schuld’ afgelost en is hij of zij geen debiteur meer.

Een crediteur is eigenlijk het tegenovergestelde. Dit is een schuldeiser wiens factuur jij nog moet betalen. Dit kunnen bijvoorbeeld jouw leveranciers zijn. Maar denk ook aan de bank waar je een bedrijfslening hebt. Als ondernemer heb je vaak meerdere crediteuren.

Debiteuren- en crediteurenadministratie

In jouw administratie komen debiteuren en crediteuren terug. Beide hebben een plek op de financiële balans. Debiteuren worden hierbij aan de linkerkant gezet. Zij horen aan de activazijde omdat ze een waarde vertegenwoordigen. Crediteuren horen aan de andere kant. Aan deze rechterkant, of passivazijde, staan jouw schulden en geleend vermogen.

Debiteurenadministratie

Dankzij een goed georganiseerde debiteurenadministratie heb je een helder overzicht van de openstaande facturen en welke klanten jou nog moeten betalen. Je kan hierdoor gemakkelijk herinneringen of aanmaningen sturen. Een goed debiteurenbeheer helpt je dus bij het (op tijd) krijgen van jouw geld. Het begint al voor je een overeenkomst aangaat met een klant en eindigt zodra de factuur betaald is.

Je kan er ook voor kiezen om jouw debiteurenadministratie uit te besteden aan een incassobureau. Wanneer je dit doet heeft het incassobureau contact met je niet-betalende klant om de kans op betaling te verbeteren of zelfs te garanderen.

Tips voor debiteurenadministratie

Er zijn verschillende zaken die je kan doen voor een effectieve debiteurenadministratie. De belangrijkste noemen wij hieronder.

1. Betalingsvoorwaarden: Hanteer duidelijke betalingsvoorwaarden en communiceer deze duidelijk naar jouw klanten.
2. Herinneringen: Verstuur tijdig betalingsherinneringen naar klanten. Een factuur die je hebt verzonden kan namelijk zomaar in de spambox zijn gekomen.
3. Boekhoudpakket: Een goed boekhoudpakket kan je ondersteunen bij het versturen van herinneringen. Je ziet hiermee gemakkelijk welke facturen er nog open staan en wanneer deze betaald moeten worden.

Crediteurenadministratie

Naast een overzichtelijke debiteurenadministratie is een goed georganiseerde crediteurenadministratie net zo van belang. Dit zijn immers schulden die jij moet betalen. Wanneer jij dit niet op tijd doet kan er veel gedoe ontstaan zoals aanmaningen, deurwaarders en boetes. Met een overzichtelijke crediteurenadministratie zie je in één oogopslag welke betalingen er nog open staan.

Tips voor crediteurenadministratie

Ook voor de crediteurenadministratie zijn er verschillende zaken die je kan doen om het jezelf gemakkelijker te maken. We benoemen de belangrijkste hieronder.

1. Afspraken met leveranciers: Maak goede en duidelijke afspraken met jouw leveranciers over onder andere de prijs, kwaliteit, betalingsvoorwaarden en levertijden. Schrijf deze afspraken ook op papier.
2. Facturen checken: Facturen moeten voldoen aan wettelijke eisen. Kijk dus goed of de inkomende facturen hieraan voldoen. Zo is het verplicht dat gegevens zoals de datum en het btw-nummer op de factuur staan.
3. Facturen inboeken: Zorg ervoor dat je alle facturen op dezelfde manier in je boekhouding bewaart. Geef ze bijvoorbeeld elk een nummer mee. Zo wordt het terugvinden van een specifieke factuur gemakkelijker. Controleer daarnaast of de goederen en prijzen kloppen. Klopt een factuur niet? Stuur deze dan terug.
4. Op tijd betalen: Zorg ervoor dat je jouw facturen binnen de wettelijke betaaltermijn betaalt. Mocht het voorkomen dat je een factuur niet op tijd kan betalen, neem dan contact op met de leverancier. Soms kan er een betalingsregeling worden getroffen.
5. Het leverancierskrediet: Dit is een krediet dat je krijgt wanneer jouw leverancier goederen of diensten levert en je de factuur niet meteen hoeft te betalen. In de periode tussen levering en betaling krijg je een krediet. Dit niet-betaalde bedrag kan je voor andere uitgaven gebruiken.
6. Voorraadbeheer: Ga slim om met je voorraadbeheer en stem het af op de behoefte van jouw markt. Dit kan ervoor zorgen dat je financiële ruimte hebt. Hoe sneller je jouw voorraad verkoopt, hoe eerder je hier geld voor krijgt.

Debiteuren- en crediteurenadministratie zelf doen of uitbesteden?

Boekhouden is een wettelijke verplichting. Een belangrijk onderdeel hiervan is het op orde houden van jouw debiteuren- en crediteurenadministratie. Zo heb je een overzicht van alle inkomende en uitstaande facturen. Dit geeft je duidelijkheid in welke klanten jou nog moeten betalen en welke facturen jij zelf nog moet betalen.

Je kan ervoor kiezen om zelf de boekhouding van jouw bedrijf te doen, of deze uit te besteden aan een boekhouder, administratiekantoor of accountant. Het uitbesteden bespaart je veel tijd en je hebt een professional in huis voor de administratie, je vragen en eventuele belastingvoordelen. Het nadeel is dat het uitbesteden van jouw boekhouding vaak een prijskaartje heeft.

Het zelf doen van jouw boekhouding heeft weer het voordeel dat je betrokken bent bij alle financiële verrichtingen die binnen jouw bedrijf gebeuren. Je hebt hierdoor een goed inzicht in de financiële gezondheid van jouw bedrijf.

Het belang van een goed boekhoudpakket

Wanneer je ervoor kiest om zelf de boekhouding van jouw webshop te doen, maakt het hebben van een goed boekhoudpakket dit een stuk gemakkelijker. Het is zelfs essentieel voor een goede debiteuren- en crediteurenadministratie. Je ziet namelijk gemakkelijk welke facturen er nog openstaan van klanten en welke jij zelf nog moet betalen. Zo zie je geen facturen meer over het hoofd. Daarnaast kunnen inkomende en uitgaande betalingen direct en automatisch gekoppeld worden aan de juiste facturen.

Een goed boekhoudpakket bespaart je ook veel tijd en geld omdat je minder handmatig hoeft te doen. Zo is het mogelijk om gemakkelijk betalingsherinneringen te sturen. Een andere mogelijkheid is het doen van batchbetalingen om in één keer je crediteuren te betalen.

Weten welk boekhoudpakket het beste bij jou past? Wij hebben de beste boekhoudpakketten voor webshophouders voor je op een rijtje gezet.

Koppel jouw boekhoudpakket met Combidesk

Je kunt jouw debiteuren- en crediteurenadministratie nog makkelijker maken door jou boekhoudpakket te koppelen aan jouw webshop en andere bedrijfssoftware. Hierdoor worden alle gegevens automatisch overgenomen. Zo worden bijvoorbeeld klantgegevens en bestellingen automatisch in jouw boekhoudpakket gezet. Je bespaart kostbare tijd zodat jij kan blijven doen waar jij goed in bent.

Combidesk biedt verschillende boekhoudkoppelingen. Voor een vast bedrag per maand krijg je een kant-en-klare koppeling tussen jouw boekhoudpakket en webshop, kassasysteem en crm.

Probeer Combidesk nu 30 dagen gratis!