Facturen inboeken: hoe kan ik dat automatisch doen?

Het is waarschijnlijk één van de meest tijdrovende klusjes als ondernemer: het verwerken van inkomende en uitgaande facturen in jouw boekhouding. Dit gebeurt helaas nog vaak (deels) met de hand. Met als risico dat fouten, zoals een typefout, snel gemaakt worden. Gelukkig kan je veel tijd besparen door facturen automatisch in te boeken. Hoe je dat doet vertellen we je in dit blog.

In dit blog behandelen we de volgende onderwerpen:

• Facturen inboeken
• Waarom facturen automatisch inboeken?
• Voordelen van facturen automatisch inboeken
• Facturen automatisch inboeken met een online boekhoudpakket

Facturen inboeken

Het inboeken van facturen is een erg belangrijk onderdeel van de boekhouding van jouw webshop. Het geeft immers inzicht in jouw opbrengsten en kosten. Te vaak gebeurt het inboeken van facturen nog handmatig. Wanneer jouw bedrijf klein is kan dit misschien wel prima, maar efficiënt is het niet. Het uitprinten en opbergen van facturen is namelijk tijdrovend en neemt ook nog eens veel ruimte in beslag. Daarnaast moet je een goed opbergsysteem hebben om het risico te verkleinen dat je facturen kwijtraakt.

Een tweede risico is dat fouten met handmatig werk snel gemaakt zijn. Niet alleen door jou kunnen fouten worden gemaakt, maar ook door de partij die de factuur moet betalen of die deze naar jou stuurt. Gelukkig kan dit tegenwoordig een stuk makkelijker en sneller door facturen automatisch in te boeken.

Waarom facturen automatisch inboeken?

Het handmatig inboeken van facturen kost veel tijd en geld. Daarom heeft de Rijksoverheid het sinds 2017 verplicht gemaakt voor bedrijven waar ze zaken mee doen om elektronisch te factureren. Ook andere overheidsinstanties zoals waterschappen, gemeenten en provincies zijn hierop overgestapt op het automatisch inboeken van facturen. Ook al doe je zelf geen zaken met de overheid, de kans is groot dat de bedrijven waar je zaken mee doet dit wel doen. Het is daarom goed om ook de overstap te maken en het inboeken van facturen te automatiseren.

Voor de fiscale bewaarplicht is het ook beter om facturen automatisch in te boeken. Wanneer je namelijk digitaal facturen ontvangt, moet je deze ook digitaal bewaren en aan kunnen tonen dat deze niet aangepast zijn. Het automatisch inboeken van facturen geeft je een digitaal archief om facturen gemakkelijk terug te kunnen vinden. Het voorkomt daarnaast dat je zowel digitaal als fysiek over dezelfde factuur beschikt.

Voordelen van facturen automatisch inboeken

Wanneer je beslist om het inboeken van facturen te automatiseren heb je er geen omkijken meer naar en hoef je ze niet langer handmatig te controleren. Je bespaart hiermee tijd en voorkomt het maken van menselijke fouten. Andere voordelen van facturen automatisch inboeken zijn:

• Een digitaal archief: alle facturen worden digitaal opgeslagen en kunnen gemakkelijk terug worden gevonden. Dit bespaart ook ruimte en is een stuk duurzamer omdat je de facturen niet meer hoeft uit te printen en fysiek hoeft te bewaren.
• Het bespaart tijd en kosten: je hoeft facturen niet meer te controleren en handmatig over te nemen. Zo heb jij tijd over om te doen waar jij goed in bent!
• Minder foutgevoelig: de facturen worden automatisch geboekt waardoor typefouten voorkomen worden. Daarnaast worden facturen altijd op dezelfde manier ingeboekt.
• Altijd up-to-date: facturen inboeken gaat sneller wanneer dit geautomatiseerd is. Hierdoor heb jij altijd een actueel overzicht.

Facturen automatisch inboeken met een online boekhoudpakket

Voor het automatisch inboeken van jouw facturen wordt aangeraden om een online boekhoudpakket te gebruiken. Deze kunnen in veel gevallen automatisch facturen inboeken die je per e-mail ontvangt. Daarnaast kunnen veel pakketten zelf facturen maken en versturen zodra je iets verkocht hebt op jouw webshop.

Door gebruik te maken van een online boekhoudpakket kan je niet alleen het versturen en inboeken van facturen automatiseren. Zo is het ook mogelijk om automatisch de btw en totaalbedragen te laten berekenen. Deze worden vervolgens automatisch in jouw webshop administratie verwerkt. Op deze manier kan je ook in de gaten houden wanneer er nog niet betaald is door een klant. Via het boekhoudpakket kun je vervolgens automatisch een betaalherinnering sturen.

Als laatste is het vanzelfsprekend dat je ook inkoopfacturen krijgt van bijvoorbeeld leveranciers. Deze moeten ook verwerkt en betaald worden. Dankzij een goed boekhoudpakket kan ook dit gedeelte geautomatiseerd worden.

Benieuwd welk boekhoudpakket het beste is voor jouw webshop? In ons blog ‘Wat is het beste boekhoudpakket voor mijn webshop?’ hebben we enkele voor je op een rijtje gezet.

Koppel jouw boekhoudpakket aan al je andere software

Wanneer je bezig gaat met het automatisch inboeken van facturen zal je ongetwijfeld kiezen om hier een boekhoudpakket voor aan te schaffen. Wanneer je het juiste pakket voor jouw webshop hebt gevonden is de volgende stap om deze te koppelen aan jouw andere bedrijfssoftware. Zo wordt de belangrijkste informatie gesynchroniseerd en maak je het mogelijk om automatisch facturen te versturen wanneer je iets verkoopt via jouw webshop. Daarnaast kan je hierdoor jouw gehele boekhouding automatiseren.

Met de boekhoudkoppelingen van Combidesk koppel je gemakkelijk jouw boekhoudpakket aan jouw webshop. Zo houd jij meer tijd over om te doen waar jij goed in bent. Combidesk beschikt over een bibliotheek met kant-en-klare koppelingen tussen de meest gebruikte SaaS applicaties in Nederland.

Probeer Combidesk nu 30 dagen gratis!