Wat is een verkooporder?

In de praktijk worden de termen ‘verkooporder’ en ‘factuur’ vaak door elkaar gebruikt. Hoewel ze erg op elkaar lijken, zijn het verschillende documenten met elk hun eigen rol in het verkoopproces. In de praktijk wordt er vaak voorafgaand aan de factuur de verkooporder verstuurd. In dit blog leggen we je uit wat een verkooporder is, het belang ervan en hoe je deze het beste kunt opvolgen.

In dit blog:

• De definitie van een verkooporder
• Het verschil tussen verkooporders en facturen
• Het belang van verkooporders
• Hoe volg je verkooporders op?

Combidesk koppelt jouw boekhoudsysteem gemakkelijk aan al jouw andere bedrijfssoftware. Bekijk alle beschikbare boekhoudkoppelingen.

De definitie van een verkooporder

Zodra een klant een aankoop doet op jouw webshop, wordt er na de bestelling een verkooporder opgesteld. Dit document bevat de belangrijkste details van de bestelling, zoals de producten of diensten die besteld zijn, de hoeveelheden en leveringsvoorwaarden. Eigenlijk is een verkooporder dus een bevestigingsdocument van een aankoop.

Het doel van een verkooporder is om de overeengekomen verkoop te formaliseren en aan de klant te bevestigen wat er precies geleverd zal worden. Met een verkooporder zorg je ervoor dat je de juiste producten of diensten in de juiste hoeveelheden aan de klant levert.

Verkooporders helpen dus bij het beheren van de bestellingen. Ze zijn een referentie voor het voorraadbeheer, de facturatie en logistiek. Zodra je de verkooporder hebt verwerkt, wordt deze omgezet in een factuur die vervolgens leidt tot het betalingsproces.

Het verschil tussen verkooporders en facturen

Verkooporders en facturen lijken erg op elkaar, zeker omdat beide dezelfde informatie kunnen bevatten. Toch vervullen ze een eigen rol in het verkoopproces en worden ze op verschillende fasen van een (zakelijke) transactie geleverd. Zo is een verkooporder een bevestiging van een geplaatste bestelling, terwijl een factuur in feite een betaalverzoek is die naar een klant wordt verstuurd nadat de bestelling is verwerkt.

Een verkooporder bevat de belangrijkste informatie over wat een klant zal ontvangen, maar is nog geen betaalverzoek. Een factuur daarentegen bevat niet alleen de bestelde producten of diensten, maar ook de betalingsvoorwaarden en het te betalen bedrag.

Kortom, verkooporders komen eerder in het verkoopproces voor, terwijl de factuur pas om de hoek komt kijken wanneer een bestelling klaar is voor levering (of misschien al is geleverd).

De voordelen van verkooporders

Het maken en opvolgen van verkooporders levert je verschillende voordelen op. De belangrijksten hebben we hieronder voor je op een rijtje gezet:

• Inzicht in het financiële welzijn: Toekomstige verplichtingen en debiteuren zijn dankzij verkooporders goed bij te houden. Dit draagt bij aan het verkrijgen van inzicht in het financiële welzijn van jouw organisatie.
• Gestroomlijnd verkoopproces: Verkooporders bieden een overzichtelijk beeld van wat er is besteld, waardoor fouten voorkomen worden bij het verwerken van bestellingen. Zonder verkooporders is het lastig te controleren of de bestelde producten of diensten overeenkomen met wat uiteindelijk geleverd wordt.
• Een voorraadbeheer dat op orde is: Zo kan er tijdig worden gereageerd op eventuele leveringsproblemen en voorkom je dat er producten worden besteld die niet meer op voorraad zijn.
• Geschillen voorkomen: Verkooporders vormen een overeenkomst tussen jou en je klant. Beide partijen weten dankzij verkooporders precies wat er besteld en dus afgesproken is. Tevens zijn verkooporders een bewijs van wederzijdse instemming met de voorwaarden van een transactie.

Hoe volg je verkooporders op?

Om een verkooporder goed op te kunnen volgen is het belangrijk dat je als eerste een helder overzicht hebt van alle binnenkomende verkooporders. Dit kan handmatig gedaan worden, waar nog makkelijker is om een boekhoudprogramma aan te schaffen die dit automatisch voor je kan doen.

Na ontvangst van een verkooporder is het van belang om jouw voorraad te controleren en ervoor te zorgen dat de bestelde producten daadwerkelijk op voorraad zijn. Vervolgens kan de bestelling voorbereid worden voor verzending en kun je de klant informeren over de voortgang van hun bestelling. Zijn de producten klaar voor verzending? Dan is het tijd om de verkooporder om te zetten in een factuur en deze naar de klant te sturen voor betaling.

Door het volgen van een gestructureerd proces, voorkom je fouten zoals een verkeerde levering of vertraging. Dit zal op den duur ook de klanttevredenheid verbeteren, waardoor je betere webshop reviews zal ontvangen.

Verkooporders automatisch opvolgen met Combidesk

Het handmatig beheren van verkooporders kan erg tijdrovend zijn, vooral wanneer jouw webshop groeit. Gelukkig kan dit ook gemakkelijk geautomatiseerd worden door gebruik te maken van een boekhoudprogramma en softwarekoppelingen. Zo zorgt een koppeling tussen jouw boekhoudpakket en webshop ervoor dat bestellingen automatisch doorgezet worden. Vervolgens kan het boekhoudpakket automatisch een verkooporder aanmaken, de voorraad van artikelen bijhouden en uiteindelijk ook facturen versturen en automatisch afletteren.

Combidesk biedt verschillende boekhoudkoppelingen aan. Voor een vast bedrag per maand wordt er gezorgd voor een kant-en-klare koppeling tussen jouw systemen. Hierdoor kun jij gemakkelijk verkooporders automatisch opvolgen en zorg je ervoor dat jouw boekhouding altijd up-to-date is.

Probeer Combidesk nu 30 dagen gratis