Btw voor webshops: de belangrijkste regels

Wanneer jij een webshop begint, zul je btw-aangifte moeten doen voor al jouw verkopen. Het is een essentieel, maar vaak ingewikkeld onderdeel vanwege de verschillende regels en zaken waar je op moet letten. Zeker binnen de Europese Unie gelden strikte regels die je na moet leven. In dit blog lichten we de belangrijkste btw-regels voor webshops toe.

Let op! Dit blog is geen juridisch advies en alleen te gebruiken als leidraad. Bekijk de website van de Kamer van Koophandel voor verdere informatie.

In dit blog:

• De btw-regels voor webshops in de EU
• Voor wie gelden de e-commerce btw-regels?
• De webshop btw buiten de EU
• De OSS-regeling
• Btw en de KOR

Probeer Combidesk nu 30 dagen gratis!

De webshop btw-regels binnen Nederland

Verkoop jij je producten binnen Nederland? Dan gelden bijna dezelfde regels als voor fysieke winkels. Je hebt in dat geval namelijk te maken met de gebruikelijke btw-tarieven. Vaak is dit het standaard tarief van 21%.

Voor bepaalde producten geldt een verlaagd tarief van 9%. Dit tarief geldt wanneer jij eten, drinken of medicijnen verkoopt.

Lees ook: Webshop belastingen, alles wat jij moet weten!

De btw-regels voor webshops in de EU

Binnen de EU betaal je in elk land btw. De EU-landen bepalen hierbij zelf de hoogte van het btw-tarief op producten. Wanneer je vanuit Nederland goederen levert in andere EU-landen bereken je meestal de btw van het EU-land waar het product naartoe gaat. Jouw klanten factureer je dan het btw-tarief van hun land. Je mag de Nederlandse btw in rekening brengen wanneer het totaalbedrag van je buitenlandse verkopen in EU-landen per jaar onder de € 10.000 is.

Drempelbedrag

Voor webshops die goederen leveren aan consumenten binnen de EU geldt er een drempelbedrag van € 10.000 per jaar. Overschrijdt je dit bedrag? Dan moet je vanaf dat moment de btw van het betreffende EU-land waar je zaken mee doet hanteren en afdragen. Het is dus belangrijk om rekening te houden met de verschillende btw-tarieven, afhankelijk van waar jouw klanten zich bevinden. Daarnaast moet je per jaar zelf het drempelbedrag in de gaten houden.

Geen vrijstelling bij import

In juli 2021 zijn er nieuwe btw-regels ingevoerd. Sindsdien is de btw-vrijstelling op ingevoerde goederen met een waarde onder de € 22 afgeschaft. Dit betekent dat alle ingevoerde goederen, ongeacht de waarde ervan, belast worden met invoer-btw. Daarnaast moet je inklaringskosten betalen. Voor zendingen met een waarde tot en met € 150 hoef je geen invoerrechten te betalen.

Platformfictie

Verkoop jij spullen op online marktplaatsen zoals Amazon of eBay? Dan is het goed om te weten dat er extra regels gelden. Deze platforms worden namelijk gezien als ‘fictieve leverancier’. Dit betekent dat zij de verantwoordelijkheid voor het afdragen van de btw op zich nemen. Wel blijft het jouw verantwoordelijkheid om nauwkeurige gegevens te verstrekken.

Voor wie gelden de e-commerce btw-regels?

De e-commerce btw-regels gelden voor alle ondernemers die goederen of digitale diensten verkopen aan particulieren binnen de EU. Hierbij gaat het om de omzet van goederen die al binnen de EU zijn en waarvan je zelf de verzending regelt. Hierbij maakt het niet uit hoe groot jouw onderneming is.

Deze regels gelden ook voor dropshippers omdat deze producten vaak uit andere landen worden geleverd. Laat je dus goed informeren en lees jezelf goed in over de btw-regels wanneer je goederen verstuurd naar verschillende EU landen.

De OSS-regeling

Wanneer je de buitenlandse btw berekent, spreekt het voor zich dat je hier ook aangifte van moet doen in dat land. Dit betekent dat je de btw aan moet geven per afzonderlijk EU-land waar je verkoopt. Wanneer dit een enkel EU-land is, is dit nog makkelijk te doen. Zodra dit er meer worden zal het al snel ingewikkeld worden. Gelukkig biedt de OSS-regeling hiervoor een uitkomst.

De One Stop Shop (OSS)-regeling, ook wel het éénloketsysteem genoemd, is in 2021 geïntroduceerd om het voor webshops eenvoudiger te maken om btw-aangifte te doen bij verkopen binnen de EU. Met de OSS-regeling kun je de btw voor alle EU-landen waar je verkoopt in één keer aangeven en afdragen.

OSS-aangifte doen

Om OSS-aangifte te kunnen doen moet je je aanmelden voor de OSS-regeling bij de Belastingdienst. Na registratie kun je periodiek (meestal per kwartaal) een OSS-aangifte indienen. In deze aangifte geef je een overzicht van alle verkopen en de bijbehorende btw-bedragen. De Belastingdienst zorgt er vervolgens voor dat de btw naar de juiste EU-landen wordt afgedragen.

Door gebruik te maken van de OSS-regeling bespaar je veel tijd en administratie. Je hoeft je namelijk niet langer in elk afzonderlijk EU-land te registreren voor btw-doeleinden. Wel doe je naast de OSS-aangifte nog je standaard btw-aangifte voor je Nederlandse omzet.

Btw en de KOR

Ben jij een kleine ondernemer met een omzet die minder is dan € 20.000 per jaar? Dan kom je in aanmerking voor de Kleineondernemersregeling (KOR). Met deze regeling kun je ervoor kiezen om vrijgesteld te worden van het afdragen van btw. Hierdoor heb je minder administratieve lasten. Dit betekent ook dat je geen btw in rekening hoeft te brengen aan je klanten, maar je kunt ook geen btw terugvragen op zakelijke uitgaven.

De KOR is interessant, maar het is wel belangrijk om goed te overwegen of de regeling passend is voor jouw situatie. Je zal namelijk verschillende voordelen van het btw-systeem missen, zoals de btw-aftrek op inkoopkosten.

EU-KOR

Naast de nationale KOR-regeling, kun je vanaf 1 januari 2025 gebruikmaken van de EU-KOR. Dit betekent dat je geen btw hoeft te berekenen voor je klanten in een bepaald EU-land. Om hier gebruik van te kunnen maken moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Jouw bedrijf is gevestigd in Nederland.
• De totale omzet die je maakt in de EU blijft onder de € 100.000.
• De omzet die je maakt is niet hoger dan de nationale omzetgrens van het EU-land waar je zakendoet. Elk land bepaalt hiervoor zelf de grens, maar de maximale nationale omzetgrens is €85.000.
• Je doet niet mee aan de invoerregeling.

De webshop btw buiten de EU

Verkoop jij producten buiten de EU? Dan is het goed om te weten dat er andere regels gelden. Zo wordt er in dat geval geen btw gerekend, maar moet je rekening houden met de lokale belastingregels van dat betreffende land.

Verder is het belangrijk om te weten dat in sommige gevallen de klant zelf verantwoordelijk is voor het betalen van de invoerrechten en lokale belastingen bij de ontvangst van goederen. Wees hier duidelijk over in je communicatie zodat zij niet voor verrassingen komen te staan.

Gemakkelijk btw-aangifte doen met een boekhoudpakket

Om als webshop btw-aangifte te doen is het belangrijk dat jouw webshop administratie op orde is. Zo weet je precies hoeveel btw je in welk land verschuldigd bent. Om dit overzichtelijk te kunnen registreren kun je gebruikmaken van een boekhoudprogramma. Dankzij z’n programma hoef je niet zelf aan de slag te gaan met Excel-documenten of kasboeken. Daarnaast worden jouw inkomsten, inclusief de btw, direct geïmporteerd in het boekhoudprogramma wanneer jij deze hebt gekoppeld aan jouw webshop.

Groot voordeel is dat veel eenvoudige boekhoudprogramma’s al de mogelijkheid bieden om de volledige btw-aangifte uit te draaien voor jouw webwinkel.

Koppel jouw boekhoudsoftware

De btw-aangifte doen is misschien niet het leukste onderdeel van het runnen van een webshop. Wel is het cruciaal voor een succesvolle bedrijfsvoering en zelfs wettelijk verplicht. Gelukkig zijn er tools die het proces kunnen vereenvoudigen, zoals de koppelingen van Combidesk.

Met een softwarekoppeling van Combidesk koppel je gemakkelijk jouw boekhoudprogramma aan jouw webshopsoftware. Op deze manier komen jouw verkopen, inclusief btw, automatisch in jouw boekhouding te staan. Hierdoor houd jij meer tijd over om je te richten op wat echt belangrijk is: het laten groeien van jouw webshop.

Probeer Combidesk nu 30 dagen gratis!