Factuur opstellen: hoe doe je dat?

Jouw werk zit erop en je hebt jouw product en/of dienst geleverd aan jouw klant. Dan is het tijd om je klant een factuur te sturen. Hiermee rond je de opdracht af en zorg je ervoor dat jouw klant je kan betalen. Maar welke gegevens moet je op deze factuur zetten? En aan welke wettelijke eisen moet jouw factuur voldoen? We leggen het je uit in dit blog.

In dit blog:

• Wat is een factuur?
• Hoe maak je een factuur?
• Hoe maak je een factuur als je onder de KOR valt?
• Hoe zit het met de AVG?
• Facturen automatisch inboeken

Wat is een factuur?

Als ondernemer weet je ongetwijfeld al wat een factuur is. Toch frissen we graag even je geheugen op. Een factuur is simpelweg een document waarmee je aangeeft wat jij geleverd hebt en hoeveel deze producten of diensten kosten. Wanneer jij geen facturen verstuurt, zal je ook niet betaald worden.

In de meeste gevallen zal je voor het leveren van de goederen en/of diensten een offerte versturen. Hierin staan de afspraken over welke werkzaamheden je wanneer gaat doen (of welke producten je gaat leveren) en wat dit gaat kosten. Hierdoor is de hoogte van de factuur geen verrassing meer voor jouw klant.

Lees ook: Wat is een verkooporder?

Hoe maak je een factuur?

Het spreekt voor zich dat je wil dat jouw factuur foutloos en duidelijk is voor jouw klanten. Daarnaast moet deze aan wettelijke eisen van de Belastingdienst voldoen. Wanneer jouw facturen hier niet aan voldoen, loop je het risico dat klanten deze te laat betalen. Dit heeft invloed op de cashflow van jouw onderneming.

Een factuur kun je op verschillende manieren opstellen en versturen. Zo kun je deze op papier per post versturen, maar ook digitaal via de e-mail of een online boekhoudprogramma. Wij raden aan om een factuur digitaal op te stellen zodat deze gemakkelijk te bewaren is. Sommige opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid, stellen zelfs een digitale factuur verplicht.

Bij het opstellen van een factuur zijn er een aantal stappen die je kunt doorlopen. We hebben ze hieronder voor je op een rijtje gezet.

1. De wettelijke eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt wettelijke eisen aan facturen. Hierbij maakt het niet uit of je de factuur op papier of digitaal verstuurt. Voldoen jouw facturen niet aan de wettelijke eisen? Dan mogen deze niet verwerkt worden in de administratie.

Wat moet er op een factuur staan?

• Jouw volledige bedrijfsnaam en adres. Hierbij is alleen het postbusadres niet voldoende.
• Het KVK-nummer van jouw onderneming.
• Jouw btw-identificatienummer. Dit is het nummer met 14 tekens en ‘NL’ ervoor.
• De naam en het adres van de klant. Ook hier is alleen het postbusadres niet voldoende.
• De datum waarop de factuur is uitgereikt.
• Het factuurnummer, oftewel het unieke volgnummer van de factuur. Facturen moet je verplicht doorlopend en opeenvolgend nummeren.
• De hoeveelheid en een omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten.
• De leverdatum van de goederen en/of diensten.
• De prijzen exclusief btw.
• Het gehanteerde btw-tarief. Afhankelijk van de geleverde goederen of diensten is dit 9% of 21%. Zijn jouw diensten niet btw-belast? Dan moet je dit vermelden.
• De btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief.
• Doe je internationaal zaken? Dan moet er in sommige gevallen meer informatie op de factuur staan.

Is het factuurbedrag lager dan € 100? Dan mag je een eenvoudige factuur versturen met minder gegevens erop. Zo moeten de volgende gegevens terugkomen op een eenvoudige factuur: de datum waarop je deze verstuurt, jouw naam en adresgegevens, de geleverde producten en/of diensten en het btw-bedrag.

2. De juiste indeling

Je mag zelf bepalen hoe jouw factuur eruitziet, hier zitten geen wettelijke eisen of regels aan vast. Wel blijkt uit de praktijk dat duidelijk opgemaakte facturen het beste werken. Belangrijk hierbij is om te zorgen voor een logische opbouw, dat jouw logo en bedrijfsnaam terugkomen en dat het voor jouw klant direct duidelijk is wat ze moeten betalen en voor welke diensten en/of producten.

De gebruikelijke indeling is als volgt:

1. De kosten voor de producten en/of diensten die je hebt geleverd.
2. De materiaalkosten.
3. De onkosten, zoals reiskosten of bureaukosten.
4. Branche specifieke kosten (als deze van toepassing zijn), zoals milieutoeslagen of voorrijkosten.
5. Arbeidskosten.
6. De btw.

3. Het op tijd versturen van de factuur

Als ondernemer ben je ongetwijfeld al druk genoeg en kan het versturen van facturen er al snel bij inschieten. Toch is het belangrijk om facturen op tijd te versturen naar klanten. Maar wat is het beste moment om dit te doen? Dat ligt aan de afspraken die je met jouw klant gemaakt hebt. Het liefste verstuur je facturen zo snel mogelijk na het afronden van de opdracht.

Belangrijk is dat je je in ieder geval houdt aan de uitreikingsdatum van de Belastingdienst. Dit betekent dat je een factuur uiterlijk voor de 15e van de maand na het leveren van jouw dienst en/of product moet versturen. Bijvoorbeeld: heb je op 8 april een opdracht afgerond? Dan moet je uiterlijk op 14 mei de factuur verstuurd hebben.

Vermeld daarnaast duidelijk op de factuur wanneer jouw klant deze moet betalen. Vooraf doe je dit ook in de offerte en je algemene voorwaarden.

4. De fiscale bewaarplicht

In Nederland geldt er voor alle ondernemers een fiscale bewaarplicht. Deze wettelijke verplichting houdt in dat je zeven jaar lang alles rondom de boekhouding moet bewaren. Dit zijn onder andere de informatie over je voorraad, jouw debiteuren- en crediteurenadministratie en de facturen.

Binnen deze bewaartermijn kan de Belastingdienst namelijk je administratie controleren. Wij raden aan om jouw administratie digitaal te bewaren in een boekhoudprogramma. Van facturen die je verzendt moet je namelijk altijd een (digitale) kopie bewaren.

Voorbeeld van een factuur

Hieronder geven we je een voorbeeld van een factuur en hoe je deze opstelt. Aan de hand hiervan kun je jouw eigen factuur maken.

Hoe maak je een factuur als je onder de KOR valt?

Ben jij een zzp’er met een omzet van minder dan € 20.000 per jaar? Dan kun je je aanmelden voor de kleindeondernemersregeling (KOR). In dat geval hoef je geen btw te vermelden op jouw facturen. De KOR stelt je namelijk vrij van btw, wat betekent dat je ook geen btw-aangifte hoeft te doen.

Hoe zit het met de AVG?

Zodra een klant goederen en/of diensten bij je afneemt, verwerk je de gegevens van deze klant in jouw administratie zodat je de factuur kunt versturen. Omdat je persoonsgegevens verwerkt krijg je te maken met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Check dus goed of je hieraan voldoet. Zo moet je verplicht toestemming vragen voor het verwerken van persoonsgegevens.

Facturen automatisch inboeken

Wanneer jij facturen verstuurt (en ontvangt) zul je deze moeten verwerken in jouw administratie. Vaak gebeurt dit (deels) met de hand, met als risico dat fouten snel gemaakt zijn. Door dit proces te automatiseren kun je fouten voorkomen, tijd besparen en zal je administratie altijd up-to-date zijn.

Voor het automatisch inboeken van facturen is het aan te raden om een online boekhoudprogramma te gebruiken. In de meeste gevallen kunnen deze automatisch facturen aanmaken en versturen zodra iemand een aankoop doet. Daarnaast kunnen er automatisch betalingsherinneringen worden verstuurd wanneer een factuur nog niet betaald is.

Automatische facturatie dankzij Combidesk

Met de software koppelingen van Combidesk koppel je gemakkelijk jouw boekhoudprogramma aan al jouw andere bedrijfssoftware. Wanneer je dit doet, kun je gemakkelijk jouw facturatie automatiseren. Zo wordt het dankzij koppelingen mogelijk om automatisch facturen te versturen wanneer je iets verkoopt, kun je automatisch afletteren en zelf je gehele boekhouding automatiseren.

Combidesk biedt een bibliotheek met verschillende boekhoudkoppelingen. Voor een vast bedrag per maand krijg je een kant-en-klare koppeling tussen jouw boekhoudprogramma en je webshop, betalings- of CRM-systeem.

Probeer Combidesk nu 30 dagen gratis.