Wat is een aanmaning?
door Tim Fabels
15 augustus 2025
In de ideale situatie worden de facturen die je verstuurd direct betaald. Helaas is dit niet altijd het geval. Het is misschien zelfs één van de grootste ergernissen van ondernemers: een factuur die niet betaald wordt. Het spreekt voor zich dat je jouw klant herinneringen stuurt van de factuur. Ontvang je na meerdere herinneringen echter nog steeds geen betaling? Dan is het tijd om een aanmaning te sturen.
In dit blog:
- Aanmaning: wat is het?
- Wanneer moet je een aanmaning sturen?
- Wat moet er in een aanmaning staan?
- Wat als de debiteur na meerdere aanmaningen nog steeds niet betaalt?
- Automatische aanmaningen versturen
Aanmaning: wat is het?
Een aanmaning is een schriftelijke waarschuwing waarin je jouw klant, ook wel debiteur genoemd, eist om een openstaande factuur te betalen nadat de betalingstermijn verstreken is. Het wordt ook wel een sommatie of ingebrekestelling genoemd. Hiermee laat je zien dat je het uitblijven van betaling serieus neemt en eist dat jouw klant je nu betaalt. In een aanmaning stel je vaak een termijn die niet langer is dan 5 werkdagen.
Voordat je een aanmaning verstuurt, stuur je een betalingsherinnering waarin je jouw klant herinnert aan de openstaande factuur. Wanneer de termijn ervan verstreken is, stuur je een officiële aanmaning. Bij voorkeur doe je dit niet langer dan 3 dagen na het verstrijken van de termijn
Lees ook: Debiteurenbeheer: wat is het en waarom is het belangrijk?
Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning
Een betalingsherinnering verstuur je voordat je een aanmaning stuurt. Dit is een vriendelijk maar duidelijk bericht waarin je jouw klant herinnert aan de nog openstaande factuur. Hierbij geeft je hun een termijn om de betaling alsnog te voldoen.
Belangrijk is om voor het versturen van een betalingsherinnering na te gaan waarom er nog niet betaald is door jouw klant. Heb je bijvoorbeeld de factuur wel verzonden? Bevatte deze alle informatie? Of is er nog een klacht vanuit de klant die nog behandeld moet worden? Wanneer er een reden is dat de betaling uitblijft is het belangrijk om deze eerst op te lossen.
Het verschil tussen een aanmaning en een ingebrekestelling
Een ingebrekestelling is in feite een ander woord voor de laatste aanmaning die je verstuurd. Je geeft hiermee jouw klant een laatste kans om de openstaande factuur te betalen. Deze moet schriftelijk verstuurd worden en een redelijke termijn voor nakoming bevatten. Daarnaast waarschuw je de debiteur dat je na deze laatste kans de vordering uit handen geeft of voorlegt aan de rechter. Hierbij geef je ook de financiële consequenties aan: jouw klant zal bij het uitblijven van de betaling verantwoordelijk zijn voor de incassokosten.
Gaat het om een particuliere klant die jou nog geld verschuldigd is? Dan moet je deze in de laatste aanmaning of ingebrekestelling 14 dagen de gelegenheid geven om de vordering te betalen voordat je incassokosten in rekening brengt.
Wanneer moet je een aanmaning sturen?
De facturen die je verstuurd aan klanten bevatten een bepaalde betaaltermijn, bijvoorbeeld 30 dagen. Pas wanneer deze betaaltermijn verstreken is, stuur je een debiteur een betalingsherinnering. In deze vriendelijke e-mail vraag je of jouw klant de betaling alsnog wil voldoen. Een factuur kan immers zomaar in de spambox zijn beland.
Heeft de debiteur na meerdere betalingsherinneringen jou nog steeds niet betaald? Dan mag je een aanmaning sturen. Hierin vermeld je de laatste betalingstermijn en vermeld je de gevolgen wanneer er niet betaald wordt. Belangrijk is om de aanmaning per post en aangetekend met ontvangstbevestiging te versturen. Zo ben je er zeker van dat de debiteur de herinnering ontvangen heeft.
Ontvang je nog steeds geen betaling? Dan is het aan te raden om jouw klant eens te bellen. Zo kun je er direct achter komen waarom deze niet betaalt. Zo kunnen er bijvoorbeeld administratieve problemen zijn of een vraag over de factuur.
Lukt het nog steeds niet om de betaling te ontvangen? Dan verstuur je een tweede en misschien wel derde aanmaning. Krijg je ondanks alle herinneringen nog steeds de betaling niet? Dan stuur je een laatste aanmaning, of ingebrekestelling. Belangrijk is dat je bij elke aanmaning die je stuurt aangeeft welke stappen je gaat ondernemen bij verdere wanbetaling.
Wat moet er in een aanmaning staan?
Met een aanmaning herinner je jouw klant aan hun betalingsverplichting. Hierin vermeld je ook de eerder verstuurde betalingsherinnering. Daarnaast vermeld je dat wanneer de klant niet betaalt, je een incassobureau inschakelt of naar de rechter stapt.
Daarnaast bevat een aanmaning het factuurnummer, de datum van de betalingsherinnering(en), het factuurbedrag, de datum waarop het geld op jouw rekening terecht moet komen en de eventuele incassokosten die voor rekening van de debiteur komen. Als laatste bevat het vanzelfsprekend jouw contactgegevens.
Voorbeeld van een aanmaning
Om ervoor te zorgen dat je alle informatie in een aanmaning opneemt hebben wij hieronder een voorbeeld van een aanmaning opgesteld.
Wat als de debiteur na meerdere aanmaningen nog steeds niet betaalt?
Ben je er na meerdere aanmaningen nog steeds niet in geslaagd om jouw klant de factuur te laten betalen? Dan is het verstandig om zwaardere middelen in te zetten. Hierbij heb je de volgende opties:
- Het inhuren van een incassobureau: Een incassobureau kan veel werk voor je uit handen nemen. Zo kan deze uit jouw naam brieven sturen naar de debiteur met een verzoek tot betaling. Een incassobureau heeft echter geen bevoegdheid om een betaling bij de debiteur af te dwingen.
- Een deurwaarder inschakelen: Een deurwaarder heeft daarentegen wel de bevoegdheid om een betaling af te dwingen. Zo kan deze met toestemming van de rechter beslag leggen op goederen van de klant.
- Een incasso-advocaat inhuren: Wanneer je een incasso-advocaat inhuurt mag deze uit jouw naam aanmaningen versturen, een dagvaarding opstellen en zelfs het faillissement van een schuldenaar aanvragen.
Automatische aanmaningen versturen
Tegenwoordig kun je gemakkelijk aanmaningen versturen via de meeste boekhoudprogramma's. Dit is een geautomatiseerd proces waarbij je boekhoudpakket een aanmaning verstuurt naar klanten die nog een openstaande factuur hebben op basis van de vervaldatum ervan. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is een sjabloon aanmaken met de juiste informatie. Dit is de uiteindelijke aanmaning die het boekhoudpakket via e-mail naar jouw klant zal sturen.
Voorkom foutief gestuurde aanmaningen met de koppelingen van Combidesk
Fouten zijn menselijk en het kan voorkomen dat je een klant een aanmaning stuurt voor een factuur die al betaald is. Dit kan gebeuren doordat je de betaling van de factuur hebt gemist of omdat er niet goed afgeletterd is. Het liefst voorkom je dit soort fouten. Gelukkig is dit mogelijk dankzij de software koppelingen van Combidesk.
Met Combidesk koppel je gemakkelijk jouw boekhoudprogramma aan jouw webshop en betaalprovider waardoor automatisch afletteren mogelijk is. Zo zorg je ervoor dat er altijd voor de juiste facturen een automatische aanmaning verstuurd wordt.
