Wat is een balans in jouw boekhouding?

Er komt veel op je af als startende ondernemer. Facturen die verstuurd moeten worden, het netjes bijhouden van je administratie en dan is er ook ineens de term balans. Waarschijnlijk heb je er weleens van gehoord, het is immers een belangrijk onderdeel van jouw boekhouding. Maar wat is het precies en hoe stel je een kloppende balans op? Dat vertellen wij je in dit blog.

In dit blog:

• Wat is een balans?
• Waarom stel je een balans op?
• Wat staat er op een balans?
• De balans is altijd in evenwicht
• Het opstellen van een balans
• Hoe koppelingen het opstellen van een balans nóg makkelijker maken

Wat is een balans?

De balans is een overzicht van al je bezittingen en schulden op een bepaald moment. Deze worden onderverdeeld in twee zijdes: debet en credit. Vaak is dit een momentopname, wanneer er namelijk financieel iets verandert in jouw bedrijf, verandert ook de balans. Zo heb jij altijd inzicht in de financiële gezondheid van jouw bedrijf. We noemen dit ook wel dubbel boekhouden.

Het verschil tussen de balans en winst- en verliesrekening

Te vaak worden de balans en de winst- en verliesrekening nog door elkaar gehaald. Toch zijn het twee verschillende dingen in jouw boekhouding:

• De balans is een momentopname van je bezittingen en hoe deze gefinancierd zijn.
• De winst- en verliesrekening laat zien hoe jouw bedrijf in een bepaalde periode gepresteerd heeft. Bijvoorbeeld de behaalde omzet en welke kosten er zijn gemaakt.

De balans en de winst- en verliesrekening vullen elkaar aan, maar geven je verschillende soorten informatie over de financiële gezondheid van jouw bedrijf. De balans is een belangrijk onderdeel van de jaarrekening en maakt samen met de winst- en verliesrekening het jaarverslag compleet.

Waarom stel je een balans op?

Voor alle ondernemers in Nederland geldt er een fiscale bewaarplicht, dit houdt in dat jij verplicht zeven jaar lang jouw boekhouding moet bewaren voor de Belastingdienst. Dit betekent dat je dus wettelijk een balans op moet stellen en moet bijhouden.

Daarnaast krijg je door het opstellen van een balans inzicht in de financiële gezondheid van jouw bedrijf. Zo zie je namelijk direct of je veel schulden hebt of juist veel vermogen hebt opgebouwd. Dit maakt het makkelijker om financiële beslissingen te nemen.

Wat staat er op een balans?

Een balans bestaat altijd uit twee kanten: de debetzijde (activa) en de creditzijde (passiva). Hieronder vallen de verschillende onderdelen van de balans, ook wel balansposten genoemd. Beide zijden zijn altijd in evenwicht. Hieronder beschrijven we beide kanten en welke balansposten eronder vallen.

Lees ook: Wat zijn debiteuren en crediteuren?

Debetzijde: Wat bezit je? (activa)

Aan de linkerkant van de balans staat de debetzijde met alle activa van jouw bedrijf, oftewel alle bezittingen van jouw bedrijf. Deze worden onderverdeeld in:

• Vaste activa: dit zijn bezittingen die langer dan 1 jaar onderdeel zijn van jouw bedrijf. Denk hierbij aan bedrijfsauto(s), bedrijfspand(en), machines, inventaris en andere investeringen.
• Vlottende activa: de vlottende activa zijn de bezittingen die korter dan 1 jaar binnen jouw bedrijf zijn. Hierbij kun je denken aan de voorraad en debiteuren (openstaande facturen bij klanten).
• Liquide middelen: dit is het geld binnen jouw bedrijf, onderverdeeld in de bank en kas. Deze staan altijd onderaan de debetzijde.

Creditzijde: Hoe is het gefinancierd? (passiva)

De rechterkant van de balans is de creditzijde. Deze kant laat zien waar het geld vandaan komt om de debetzijde te financieren: deels van jouzelf (eigen vermogen) en deels geleend (schulden). Dit wordt onderverdeeld in de volgende balansposten:

• Eigen vermogen: het eigen vermogen zijn eigenlijk geen schulden, maar gelden als een compensatie voor het verschil tussen beide zijden. Wanneer jouw bezittingen hoger zijn dan jouw schulden, laat het eigen vermogen zien hoe de rest gefinancierd wordt.
• Lang vreemd vermogen: hieronder vallen langlopende schulden zoals leningen van de bank, hypotheken of leningen aan andere personen of instanties die langer dan een jaar lopen. Los je een deel van de lening af? Dat verwerk je dit ook op de balans.
• Kort vreemd vermogen: dit zijn kortlopende schulden die je vaak binnen 1 jaar aflost. Hieronder vallen belastingen die je nog moet betalen en crediteuren (inkoopfacturen die jij nog moet betalen).

Het eigen vermogen wordt altijd als eerste vermeld aan de creditzijde, daarna volgende langlopende schulden waarvan degene met de langste looptijd bovenaan staan. Daarna volgen de kortlopende schulden. Daarnaast kan het voorkomen dat er een post “bank” op zowel de debet- als creditzijde staat. Dit gebeurt wanneer jij ‘rood’ staat bij de bank en dus een schuld hebt. De bank staat dan op de creditzijde. Het tegoed dat op jouw bank staat komt terug aan de debetzijde.

De balans is altijd in evenwicht

De naam zegt het eigenlijk al: een balans is altijd in evenwicht. Dit betekent dat de som van de debetzijde altijd gelijk is aan de som van de creditzijde. Reden hiervoor is dat je op de balans ziet hoe alle bezittingen, jouw activa, betaald zijn vanuit de passiva. Door het opstellen van een balans kun je jouw financiën beter verantwoorden. Het verschil tussen de zakelijke bezittingen en schulden is het eigen vermogen van jouw bedrijf.

Kan een balans negatief zijn?

Nee, een balans kan niet negatief zijn. De twee zijdes zijn altijd in evenwicht. Wel kan het zijn dat het eigen vermogen aan de creditzijde van de balans negatief wordt wanneer je meer schulden dan bezittingen hebt. Dit is een signaal dat jouw bedrijf financieel in zwaar weer zit.

Het opstellen van een balans

Het opstellen van een balans kan in het begin lastig zijn. Daarom geven wij je hieronder een concreet voorbeeld zodat jij zelf gemakkelijker jouw balans op kan stellen.

Stel dat jij een webshop gestart bent in woonaccessoires. Bij de start van jouw bedrijf heb je € 30.000 van je spaargeld ingebracht. Om een eerste voorraad te kunnen kopen heb je daarnaast een lening afgesloten van € 20.000 bij de bank. Aan het einde van het jaar ziet de financiële situatie er als volgt uit:

• Je hebt nog voor € 15.000 aan voorraad op de plank liggen.
• Klanten hebben voor € 10.000 bestellingen gedaan, maar de facturen staan nog open.
• Op je zakelijke bankrekening staat € 20.000
• Je hebt een investering gedaan in inventaris, apparatuur en een bedrijfsauto met een gezamenlijke waarde van € 25.000.
• Verder heb je nog € 7.000 aan openstaande facturen bij jouw leveranciers en moet je € 3.000 aan belastingen betalen.
• Daarnaast staat de lening van € 20.000 die je aan het begin hebt afgesloten nog open.

Op basis van deze gegevens ziet de balans er als volgt uit:

Debetzijde (activa)	Creditzijde (passiva)
Vaste activa	Eigen vermogen: € 40.000
Inventaris en apparatuur: €13.000	Lang vreemd vermogen
Bedrijfsauto: € 12.000	Banklening: € 20.000
Vlottende activa	Kort vreemd vermogen
Voorraad: € 15.000	Crediteuren: € 7.000
Debiteuren: € 10.000	Belasting: € 3.000
Liquide middelen
Bank: € 20.000
Totaal: € 70.000	Totaal: € 70.000

Hoe verwerk je veranderingen in balansposten?

Het spreekt voor zich dat de balans niet altijd hetzelfde blijft. Naarmate je een boekhouding bijhoudt, treden er wijzigingen op in de waarde van balansposten. Dit verwerk je aan het begin van een nieuwe periode. Omdat een balans in evenwicht is, vinden er veranderingen plaats aan beide zijden van de balans. Hieronder geven we je een voorbeeld van hoe dit eruit kan zien.

Stel dat je een openstaande inkoopfactuur hebt van € 100 en deze betaalt met je zakelijke bankrekening. Dan gebeurt het volgende op de balans:

Debetzijde	Creditzijde
Bank: - € 100	Crediteuren: - € 100

Vervolgens koop je een nieuwe machine van € 10.000. Dit doe je door een lening bij de bank af te sluiten die je in 3 jaar af wil betalen. In dat geval gebeurt het volgende op jouw balans:

Debetzijde	Creditzijde
Vaste activa: + € 15.000	Lang vreemd vermogen: + € 15.000

Als laatste betaalt een debiteur een openstaande factuur van € 300 per bank. Dan gebeurt er dit op de balans:

Debetzijde	Creditzijde
Debiteuren: - € 300 Bank: + € 300

Wat er ook gebeurt, jouw balans en de bedragen moeten altijd in evenwicht zijn.

Hoe zit het met kruisposten op de balans?

Kruisposten is een grootboekrekening die je gebruikt als een tussenrekening bij een interne overboeking. Bijvoorbeeld wanneer jij geld overmaakt van de kas naar jouw bankrekening. Kruisposten neem je mee in zowel je kas- als bankboek en komen op de balans terug onder liquide middelen. Het is dus niet een aparte post op de balans.

Hoe koppelingen het opstellen van een balans nóg makkelijker maken

In de praktijk kan het het opstellen van een balans al snel erg complex worden. Daarom kiezen veel ondernemers ervoor om een boekhoudpakket te gebruiken. Deze kan eenvoudig een automatische balans opstellen aan de hand van de gegevens in het boekhoudpakket. Zo krijg je automatisch inzicht in de financiële positie van jouw bedrijf.

Het opstellen van een balans wordt nog eenvoudiger wanneer je een boekhoudpakket koppelt aan de andere software die jij gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met je webshop, kassasysteem of payment service provider (PSP). Zo worden transacties, betalingen en voorraadmutaties automatisch verwerkt in jouw administratie.

De voordelen op een rij:

• Minder handmatig werk: gegevens hoeven niet langer dubbel ingevoerd te worden.
• Een actuele balans: mutaties worden direct en automatisch bijgewerkt. Zo is jouw balans altijd up-to-date.
• Minder kans op fouten: doordat alle gegevens automatisch overgenomen worden van het ene systeem in het andere, verklein je de kans op typefouten of informatie die vergeten wordt.
• Meer inzicht: jouw boekhouding is altijd up-to-date, zo kloppen je cijfers altijd en kun je betere beslissingen nemen.

Dankzij een koppeling tussen jouw boekhoudpakket en jouw andere software is het maken van een balans niet langer een tijdrovende en ingewikkelde klus, maar een geautomatiseerd proces dat je helpt om jouw bedrijf financieel gezond te houden.

Combidesk beschikt over een grote bibliotheek met kant- en klare boekhoudkoppelingen. Hiermee koppel je gemakkelijk jouw boekhoudpakket aan al je andere bedrijfssoftware voor een vast bedrag per maand. Probeer nu 30 dagen gratis.